Переходим на электронный документооборот

Хозяйственная деятельность ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» подразумевает ведение большого документооборота. Предприятие ведет переписку с филиалами, их в структуре ГУПа 27, с различными министерствами и ведомствами, сторонними организациями. Кроме того, это обычная организационно-распорядительная документация, большое количество договоров с потребителями, конкурсная документация, заявки на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности предприятия и филиалов. Это до сотни различных документов в день.

До сентября прошлого года обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации, в связи с чем возникали трудности с поиском документов, отслеживанием их движения, а также контролем исполнения. Проекты документов согласовывали по факсу и по электронной почте. Письма и корреспонденцию отправляли традиционной почтой. Такая ситуация уже не отвечала современным требованиям.

Сегодня электронный документооборот используется в центральном офисе ГУП и во всех филиалах предприятия.

Пока система работает в тестовом режиме. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Уже сейчас некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы (регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе), часть филиалов пока регистрируют исходящие документы.